| Årsmötet |
| Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Det som bestäms på årsmötet ska styrelsen följa under kommande verksamhetsår. Vill styrelsen göra undantag eller ändringar i verksamhetsplanen, ska de sammankalla till ett medlemsmöte för att alla demokratiskt ska kunna rösta på förslagen. På så sätt blir det inga problem med ansvarsfriheten på nästa årsmöte. Styrelsen kan visserligen ta beslutet själva, men riskerar då att inte få ansvarsfrihet på årsmötet om övriga medlemmar inte stödjer styrelsen i frågan. Om ansvrsfrihet inte ges, blir alltså styrelsen betalningsskyldiga om beslutet är av ekonomisk karaktär. |
| Alla medlemmar har var sin röst på årsmötet, liten som stor. Besluten genomförs demokratiskt. |
| Ett första ordinarie Årsmöte |
| Inför det första ordinarie årsmötet, ska interimstyrelsen förbereda mötet. Alla medlemmar ska inbjudas med tid, plats och en dagordning. Man behöver ta fram förslag på styrelse, valberedning, revisorer och naturligtvis fråga vederbörande om de vill och kan ta detta ansvar. Ett förslag på verksamhetsplan och budget för verksamhetsåret, ska också tas fram. En ekonomisk rapport av tillgångar och skulder, intäkter och utgifter, ska också göras om det finns några affärshändelser ännu. Förändringar i stadgarna kan göras på ett årsmöte och är det något man vill ändra på, får styrelsen ta fram ett förslag och rösta om en ev. antagning av förslaget. |
| De punkter på dagordningen som alltid ska tas upp på ett årsmöte, bör stå med i stadgarna, se vidare RF:s normalstadgar för mer information. |
| På mötet |
| När alla samlats hälsas alla välkomna. Kanske måste några praktiska detaljer gås igenom. Det är dessutom bra ifall alla känner till mötestekniken som används på mötet. Mötet börjar med att ordföranden förklarar mötet öppnat. Nedan förklaras de olika punkterna som brukar tas upp på ett årsmöte. Detaljerna kan skilja sig från förening till förening. Titta i era stadgar ifall något annat gäller för er. |
| Fastställande av röstlängden |
| Alla föreningens medlemmar har rätt att vara där, prata, komma med förslag och rösta. Alltså skriver man upp alla närvarande medlemmar på en lista, en så kallad röstlängd. Om några medlemmar kommer för sent förs de upp på listan när de kommer och man markerar vilken punkt på dagordningen dessa anlände. Om någon går tidigare stryker man dem från röstlängden. |
| Mötets behörighet |
| För att ett årsmöte ska vara behörigt måste kallelsen och eventuella möteshandlingar ha skickats ut i tid. I föreningsstadgarna står vad som gäller för detta. |
| Val av mötesordförande |
| Årsmötet väljer en mötesordförande som har till uppgift att leda mötet och se till att röstningen går rätt till. Detta bör vara en person som inte har något annat uppdrag under mötet och som inte kommer att delta mycket i debatten. |
| Val av mötessekreterare |
| Årsmötet väljer en mötessekreterare som har till uppgift att skriva mötesprotokollet. Även mötessekreteraren bör inte vara någon med annat uppdrag under årsmötet. |
| Val av rösträknare |
| Rösträknare har som uppgift att räkna röster då rösträkning är begärd. |
| Val av justerare |
| Justerare ska efter mötet kontrollera att mötesprotokollet verkligen stämmer med vad som beslutades på mötet. |
| Adjungeringar |
| På ett årsmöte har medlemmarna rätt att närvara, yttra sig, lägga fram förslag och rösta. Dock kan det på mötet finnas personer som inte är medlemmar. Om man vill att även dessa personer ska ha rätt att närvara, yttra sig och lägga fram förslag väljer man att adjungera dessa personer. Man kan aldrig få rösträtt genom att bli adjungerad. |
| Fastställande av dagordning |
| Dagordningen är den turordning som ärenden tas upp på mötet. Ett förslag på dagordning är följande: |
- Mötets öppnande
- Fastställande av röstlängd
- Mötets beslutsmässighet
- Val av mötesordförande
- Val av mötessekreterare
- Val av rösträknare
- Val av justerare
- Adjungeringar
- Fastställande av dagordning
- Verksamhetsberättelse
- Ekonomisk berättelse
- Revisionsberättelse
- Frågan om ansvarsfrihet
- Verksamhetsplan
- Motioner
- Medlemsavgift
- Budget
- Val av styrelse
- Val av valberedare
- Val av revisorer
- Övriga frågor
- Mötets avslutande
|
| Verksamhetsberättelse |
| För att berätta för medlemmar, myndigheter och andra intressenter om vad som hänt i föreningen under året, skriver styrelsen en verksamhetsberättelse. Denna går mötet igenom. Sedan läggs den till handlingarna. |
| Ekonomisk berättelse |
| I den ekonomiska berättelsen redovisar styrelsen vad de har gjort med föreningens pengar under året. Detta gör de genom att sammanställa en resultatredovisning och en förklarande text. Även denna läggs av mötet till handlingarna. |
| Revisionsberättelse |
| Styrelsen har under året i uppdrag att verkställa de beslut som årsmötet har sagt åt dem att genomföra. Revisorerna har till uppgift att dels kontrollera hur styrelsen har använt föreningens pengar och att alla kostnader och intäkter är noggrant redovisade och dels att kontrollera vad styrelsen har gjort och inte gjort under året. Revisionen resluterar endera med att revisorerna rekommenderar att styrelsen får ansvarsfrihet för det gångna året eller att de inte får det. |
| Ansvarsfrihet |
| Att styrelsen får ansvarsfrihet betyder att den slipper vidare ansvar för sitt styrelseår. Om något olagligt skulle avslöjas vid senare tillfälle finns ingen ansvarsfrihet för detta. Praxis är att man bara nekar ansvarsfrihet om man planerar att gå vidare till domstol med ärendet. |
| Verksamhetsplan |
| Efter att det gamla året avhandlas är det dags att blicka framåt mot nästa år. Verksamhetsplanen är en beskrivning av vad som ska hända i föreningen nästa år och det är styrelsens uppdrag att genomföra det. |
| Motioner |
| Här tas de motioner som lämnats in upp. Varje medlem i föreningen har rätt att i utsatt tid före mötet lämna in förslag på saker de tycker föreningen ska göra. Ett sådant förslag kallas motion. |
| Medlemsavgift |
| En förening behöver inkomster. Ett sätt att få inkomster är att ta ut en medlemsavgift av sina föreningar. Här bestämmer årsmötet hur hög den avgiften ska vara. |
| Budget |
| I verksamhetsplanen och genom motioner har årsmötet bestämt att vissa saker ska genomföras under året. Nu är det dags att bestämma vad de olika sakerna får kosta. Detta görs i en budget där varje post i budgeten får en summa pengar som ska användas till just den posten. |
| Val av styrelse |
| Årsmötet har nu beslutat om en verksamhetsplan och motioner. En styrelse utses att se till att detta genomförs. I stadgarna brukar det stå vilka regler som gäller vid val av styrelse. |
| Val av valberedning |
| Man väljer en valberedning. Valberedningen har till uppgift att inför nästa årsmöte arbeta fram ett förslag på styrelsen som ska väljas nästa år. |
| Val av revisorer |
| Man väljer revisorer. Revisorerna har till uppgift att dels kontrollera hur styrelsen har använt föreningens pengar och att alla kostnader och intäkter är noggrant redovisade och dels att kontrollera vad styrelsen har gjort och inte gjort under året. |
| Övriga frågor |
| De ärenden medlemmar velat ta upp, men som inte lämnades in i tid för att kallas en motion blir i stället en övrig fråga. Dessa tas upp här. Titta i era stadgar ifall något särskilt gäller för er förening om övriga frågor. Ibland krävs 2/3-marjoritet för att en övrig fråga ska röstas igenom. Stadgeändringar som tas upp på övriga frågor kräver ofta att alla röstar för ändringen. |
| Mötets avslutande |
| När alla övriga frågor är behandlade är mötet färdigt. Mötesordordföranden förklarar mötet avslutat. |
| Efter mötet |
| Efter mötet ska protokollet sammanställas. När sekreteraren har skrivit färdigt ska justerarna läsa protokollet och om de godkänner innehållet skriver sekreteraren och justerarna under protokollet. Under året ska protokollet finnas tillgängligt så medlemmarna kan läsa det och så att den nya styrelsen kan se vad de har för uppgifter under året. |